Dataskyddsbeskrivning för jobbkandidater

Gäller från 1 januari 2026

Personuppgiftsansvarig: Namn: Luotea FM AB
Organisationsnummer: 556473-2260
Postadress: Box 9060, 171 09 Solna
Telefon: +46 (0)8 550 502 00
Namn: Luotea Service AB
Organisationsnummer: 556684-8866
Postadress: Armégatan 40, 171 71 Solna
Telefon: +46 (0)8 410 334 00

Luotea FM AB och Luotea Service AB är gemensamt personuppgiftsansvariga för behandlingen av personuppgifter i rekryteringsprocessen, i enlighet med artikel 26 GDPR. Bolagen har gemensamt fastställt ändamålen och medlen för denna behandling och tillämpar samma rutiner, system och processer. Inbördes arrangemang mellan bolagen säkerställer att kandidater kan utöva sina rättigheter gentemot vilket bolag som helst. Det väsentliga innehållet i detta arrangemang finns tillgängligt på begäran och du är alltid välkommen att kontakta koncernens dataskyddsombud (se kontaktuppgifter nedan) om du vill utöva dina rättigheter eller ha mer information om hur ansvaret är fördelat mellan bolagen.

Eftersom Luotea FM AB och Luotea Service AB är gemensamt personuppgiftsansvariga delar bolagen personuppgifter med varandra inom ramen för rekryteringsprocessen. Bolagen använder gemensamma system med delad åtkomst vilket innebär att båda bolagen är mottagare av de personuppgifter som behandlas inom rekryteringsprocessen.

Kontaktperson i registerärenden:
Namn: Heikki Eskola (dataskyddsombud)
E-post: gdpr@luotea.com
Namn på registret: Luoteas jobbkandidater
Den rättsliga grunden för och ändamålen med behandlingen av personuppgifter: Den rättsliga grunden för behandlingen av personuppgifterna är:

• GDPR art 6(1)(a) samtycke

• GDPR art 6(1)(c) rättslig förpliktelse (DiskrL kap 2 § 4, kap 4 § 3 p 2, kap 6 §

6)

• GDPR art 6(1)(f) berättigat intresse (försvar mot rättsliga anspråk enligt DiskrL kap 6 § 4, samt för att kunna kontakta kandidater för liknande positioner)

Personuppgifter i registret ska behandlas för följande ändamål:

• Hantering av rekryteringsprocessen

• Kontakta potentiella jobbkandidater för liknande positioner i framtiden

• Dokumentation av utbildning, erfarenhet och andra meriter från jobbkandidater Dataskyddsbeskrivning för jobbkandidater 2 (3)

• Försvar mot rättsliga anspråk

Kategorier av registrerade:
Potentiella jobbkandidater och sökande till lediga tjänster hos Luotea

Registrets informationsinnehåll:
Registret innehåller följande personuppgifter:

• CV

• Kommunikation med kandidaten

• Testmaterial

• Intervjumaterial

• Bakgrundskontroller

• Rekommendationsbrev

• Dokumentation av utbildning, erfarenhet och andra meriter

Registrets informationsinnehåll:
Uppgifterna samlas i första hand in direkt från den registrerade via telefon, online eller vid möten.

Registrets regelbundna informationskällor:
Personuppgifter lämnas inte regelbundet ut till tredje part utanför koncernbolagen.

Personuppgiftsbiträden:
Luotea använder externa tjänsteleverantörer för att behandla personuppgifter för följande tjänster:

• Systemunderhåll, utveckling och felsökning

• Underhålla uppgifter om jobbkandidater

• Underhålla e-postlistor och kommunikation

• Inspelning av intervjuer och telefonsamtal

• Underhåll och bearbetning av kandidatdata

Varje tjänsteleverantör behandlar personuppgifter i enlighet med databehandlingsavtalet endast i den utsträckning som är nödvändig för att tillhandahålla tjänsten.
Varje tjänsteleverantör behandlar personuppgifter i enlighet med databehandlingsavtalet endast i den utsträckning som är nödvändig för att tillhandahålla tjänsten.

Överföring av data utanför EU eller EES:
Luotea och dess underleverantörer kan komma att behandla personuppgifter utanför EU eller EES. Om EU-kommissionen inte har fattat något beslut om en adekvat dataskyddsnivå i det aktuella landet kommer som regel ett avtal om överföring av personuppgifter att upprättas i enlighet med de standardklausuler som godkänts av EU provision (“Standardklausuler”). Som ett alternativ till Dataskyddsbeskrivning för jobbkandidater 3 (3) användningen av Standardklausuler har Luotea rätt att överföra personuppgifter med andra överföringssätt som är tillåtna enligt lagstiftning.

Skyddsprinciper för registret
Uppgifterna i registret lagras i informationssystem som använder både tekniska och programmatiska åtgärder för att säkerställa en tillräcklig nivå av datasäkerhet.
Varje person som använder registret har ett personligt användarnamn och lösenord till systemet. Endast utsedda personer ska ha tillgång till uppgifterna i registret i den utsträckning som deras uppgifter kräver.

Uppgifternas lagringstid:
Personuppgifterna i registret lagras under den tid som bedöms vara nödvändig för registrets ändamål med beaktande av de lagstadgade lagringstiderna.

• Material från rekryteringsprocessen: Upp till 2 år efter att rekryteringsprocessen är slutförd.

• Uppgifter om registrerade potentiella jobbkandidater för framtida kontakt: Så länge samtycket är giltigt, eller normalt 6–12 månader om berättigat intresse är den rättsliga grunden.

De registrerades rättigheter:
Insynsrätt och rätt att begära rättelse eller radering av personuppgifter
Den registrerade har rätt att ta del av sina personuppgifter som är införda i registret.
Dessutom har registrerade rätt att begära rättelse av felaktiga uppgifter och radering av uppgifter. Begäran om besiktning, rättelse och/eller radering måste lämnas skriftligen genom att använda ovanstående kontaktuppgifter.

Övriga rättigheter
Enligt den allmänna dataskyddsförordningen har registrerade rätt att invända mot eller begära en begränsning av behandlingen av sina personuppgifter och att lämna in ett klagomål angående behandlingen av sina personuppgifter till dataskyddsmyndigheten.

Den registrerade ska ha rätt att förbjuda användningen av personuppgifter om den registrerade för direktmarknadsföring, marknadsföring eller opinionsundersökning och profilering. Ett sådant förbud kan fastställas när som helst genom att skicka e-post till kontaktperson enligt ovan eller till exempel genom att avregistrera nyhetsbrevet enligt anvisningarna i nyhetsbrevet.